Aclaración: este artículo se refiere a inconsistencias en los registros empresariales realizados en SICOQ, no a fallas técnicas de la plataforma. C&E Green Consulting es una firma privada de consultoría y no administra SICOQ ni presta soporte oficial del sistema. 

Si su empresa maneja sustancias o productos químicos controlados, la información registrada en SICOQ debe corresponder con la autorización vigente, la operación realizada, las existencias físicas y los documentos que la respaldan.

Los cuatro aspectos principales que debe revisar son:

1. Movimientos que superan el cupo o no corresponden con las condiciones autorizadas.
2. Registros efectuados fuera del momento exigido.
3. Cantidades o unidades que no representan la operación realizada.
4. Documentos que no respaldan adecuadamente el movimiento.

Detectar una diferencia no permite determinar automáticamente su causa ni la forma de corregirla. Antes de realizar cualquier modificación, es necesario identificar qué originó la inconsistencia. 

Si necesita una explicación general de la plataforma, consulte qué es SICOQ y cómo funciona para las empresas.

1. Movimientos que superan el cupo o las condiciones autorizadas

El artículo 11 de la Resolución 0001 de 2015 obliga a los sujetos de control a utilizar las sustancias y productos químicos de acuerdo con los cupos, las actividades y las direcciones señaladas en la autorización.

Cada movimiento debe corresponder con la sustancia, la actividad, la dirección y el cupo autorizado. Registrar una cantidad en SICOQ no amplía el cupo ni modifica las condiciones del Certificado de Carencia de Informes por Tráfico de Estupefacientes (CCITE) o de la autorización aplicable.

La misma resolución establece como causales de inmovilización que los movimientos sobrepasen el cupo autorizado, que las existencias físicas no coincidan con los saldos registrados en SICOQ o que se ejerza una actividad no contemplada en la autorización. Por ello, la revisión debe comparar el CCITE vigente con los movimientos, los soportes y las existencias físicas.

Consulte también el análisis de C&E Green Consulting sobre la Resolución 0001 de 2015 y las obligaciones empresariales.

2. Registros realizados fuera del momento exigido

La Resolución 0002 de 2018 establece cuándo deben registrarse los movimientos:

• Cuando la actividad implica transporte o traslado, quien realiza el envío debe registrar el movimiento antes del despacho.
• El destinatario debe registrar el movimiento el mismo día en que recibe la sustancia o el producto controlado.
• Los movimientos de consumo deben registrarse el mismo día en que ocurren.
• Durante fines de semana y festivos, los registros deben realizarse de la misma manera que en los días corrientes.

Registrar operaciones posteriormente puede afectar la correspondencia entre el momento de la transacción y la trazabilidad registrada en SICOQ. Por esta razón, el procedimiento interno debe permitir que cada movimiento sea registrado en el momento establecido para la operación correspondiente. 

3. Cantidades o unidades incorrectas

La Guía de Registro de Movimientos en SICOQ, del Ministerio de Justicia y del Derecho, establece que, antes del registro, debe determinarse el peso o volumen de la sustancia, producto químico o mezcla controlada y utilizarse la unidad correspondiente a la autorización en el CCITE.

A partir de esta información, la empresa debe verificar que la cantidad registrada sea coherente con la medición realizada, el documento soporte y las existencias físicas. 

4. Documentos que no respaldan el movimiento

Cada movimiento debe contar con un documento que permita respaldar y verificar la operación registrada. Estos soportes deben estar codificados o numerados secuencialmente por tipo de transacción e incluir la firma de los responsables.

Un movimiento requiere revisión cuando no es posible identificar su soporte o cuando la cantidad, la fecha o la operación documentada no coincide con la información registrada en SICOQ. Debe existir una relación verificable entre la operación realizada, el documento soporte y el registro electrónico.

Registros especiales que requieren un análisis diferente

No todas las disminuciones del inventario corresponden a una compra, venta o consumo. SICOQ contempla situaciones que requieren una clasificación específica, entre ellas la disposición final, las pérdidas físico-químicas y las pérdidas por eventualidades.

¿Qué debe hacer la empresa si detecta una inconsistencia?

Antes de realizar cualquier modificación en SICOQ, la empresa debe identificar el origen de la diferencia y verificar la información que respalda el movimiento. 

Para ello, debe revisar: 

• la operación y la fecha en que ocurrió;
• la cantidad y la unidad autorizada;
• el movimiento y el documento soporte relacionados;
• las existencias físicas;
• la actividad, el cupo y la dirección consignados en la autorización.

Una vez identificada la diferencia, no debe asumirse que la solución es modificar inmediatamente el registro. La posibilidad de anularlo o realizar un movimiento de ajuste depende del momento en que se detectó el error y de las condiciones del movimiento registrado. 

Cuando corresponda realizar un ajuste, este debe quedar debidamente justificado y relacionado con el soporte que explique la modificación.

¿Cuándo conviene solicitar una revisión especializada?

Una revisión especializada puede ser necesaria cuando no es posible determinar con claridad el origen de la inconsistencia o la actuación que corresponde realizar. 

Si la dificultad se relaciona con los responsables y los procedimientos internos, consulte cómo evaluar la capacidad técnica de su empresa para gestionar CCITE y SICOQ.

Preguntas frecuentes sobre los registros SICOQ

¿Cuáles son los errores más frecuentes en el registro de movimientos SICOQ?

Las principales inconsistencias son los movimientos que no corresponden con el cupo o las condiciones autorizadas, los registros efectuados fuera del momento exigido, las cantidades incorrectas y los documentos que no respaldan adecuadamente la operación.

¿Una diferencia entre el inventario físico y el saldo en SICOQ siempre significa que existe un error?

Es una señal que requiere revisión, pero no permite determinar por sí sola la causa. La diferencia puede estar relacionada con la medición, la oportunidad del registro, el documento soporte, la clasificación del movimiento o una variación que deba analizarse conforme a una metodología específica.

¿Se puede corregir un movimiento registrado incorrectamente en SICOQ? 

La forma de corregir un registro depende del tipo de movimiento, del momento en que se detectó la inconsistencia y de la documentación disponible. Antes de realizar cualquier modificación, es necesario identificar la causa del error y revisar los soportes relacionados para determinar la actuación correspondiente.