El Sistema de Información para el Control de Sustancias y Productos Químicos (SICOQ) es una plataforma implementada por el Ministerio de Justicia y del Derecho de Colombia con el objetivo de supervisar y regular el manejo de sustancias y productos químicos controlados. Su propósito principal es prevenir el desvío de estas sustancias hacia actividades ilícitas, garantizando su uso seguro en sectores como el industrial, químico y farmacéutico.
Si su empresa requiere importar, almacenar, distribuir o utilizar productos químicos controlados, es obligatorio registrarse en SICOQ y reportar sus movimientos. A continuación, encontrará una guía detallada sobre cómo funciona el sistema, cómo registrarse y cuáles son los principales requisitos y normativas que deben cumplirse.
Características del sistema
- Permite a las empresas interactuar con las entidades de control.
- Garantiza la confidencialidad de la información, alojándose en los servidores de la Policía Nacional.
- Requiere autenticación con usuario, contraseña y código de verificación.
- Facilita la gestión electrónica del Certificado de Carencia de Informes por Tráfico de Estupefacientes (CCITE), de Autorizaciones Extraordinarias y de Certificados de Registro.
- Registra transacciones de sustancias controladas y genera reportes.
- Permite verificar la validez de un permiso ordinario o extraordinario.
¿Cómo registrarse en SICOQ?
Para acceder a la plataforma SICOQ, su empresa debe completar un proceso de registro ante el Ministerio de Justicia y del Derecho de Colombia. A continuación, se detallan los pasos necesarios:
1. Verificar la obligación de registro
Antes de iniciar el proceso, es fundamental verificar si su empresa maneja sustancias químicas controladas y las cantidades que utiliza. Para ello, debe revisar la lista de productos regulados por el Ministerio de Justicia y del Derecho
2. Registro y acceso al sistema
Requisitos previos:
- Usar navegadores compatibles: Chrome, Firefox, Safari, Edge, Opera.
Proceso de registro:
- Ingresar a la plataforma SICOQ.
- Completar el formulario con los datos de la empresa (NIT, dirección, representante legal).
- Confirmar el correo electrónico enviado por el sistema.
3. Administración de la información de la empresa
- Registrar y/o actualizar datos de la empresa.
- Incluir o excluir personas asociadas (representantes legales, miembros de junta directiva(cuando aplique).
- Gestionar direcciones donde se manejan sustancias controladas.
Solicitudes y trámites
Las empresas pueden gestionar de manera digital los trámites requeridos para el manejo de sustancias químicas controladas.
Tipos de trámites en SICOQ:
- Por Primera vez (cuando por primera vez van a manejar sustancias químicas o cuando dejaron vencer un permiso expedido)
- Renovación del CCITE.
- Sustitución del CCITE (cambio de información).
- Autorizaciones extraordinarias (para usos especiales).
Si desea conocer en detalle cómo obtener el CCITE, le invitamos a consultar nuestra guía paso a paso, donde encontrará los requisitos, el procedimiento y las recomendaciones clave para agilizar su trámite.
¿Cómo reportar movimientos de sustancias químicas en SICOQ?
Las empresas registradas en SICOQ están obligadas a reportar todas las transacciones relacionadas con sustancias químicas controladas, tales como:
- Compra y venta (distribución)
- Importación y exportación
- Consumo y almacenamiento
Este proceso se realiza directamente en la plataforma, donde se deben ingresar los detalles de cada transacción, incluyendo cantidades, destinos y empresas involucradas.
Métodos de registro:
- Registro individual: Se ingresa cada transacción manualmente.
- Cargue masivo: Permite subir múltiples registros mediante un archivo .txt (solicitar el formato a la Policía Nacional).
Consultas y reportes
El Sistema de Información para el Control de Sustancias y Productos Químicos (SICOQ) permite a las empresas gestionar y monitorear en tiempo real sus trámites y registros relacionados con sustancias controladas. A través de esta plataforma, los usuarios pueden acceder a diversos reportes y verificar el estado de sus solicitudes, asegurando el cumplimiento normativo y la trazabilidad de sus operaciones.
Dentro de las principales funcionalidades de consulta, las empresas pueden:
- Verificar el estado de sus solicitudes.
- Descargar reportes de movimientos de sustancias.
- Confirmar la validez del CCITE.
- Consultar notificaciones y requerimientos del Ministerio de Justicia y del Derecho
Consecuencias del incumplimiento
El no cumplimiento de los requisitos de registro, reporte y control en SICOQ puede generar graves consecuencias legales y financieras, tales como:
- Multas económicas por incumplimiento de reportes.
- Suspensión de actividades por falta de certificaciones.
- Investigaciones y sanciones penales en casos de desvío de sustancias químicas.
Por ello, es esencial que su empresa cumpla con todas las obligaciones establecidas en la normatividad de Sustancias Químicas Controladas.
Capacitación y soporte en SICOQ
El Ministerio de Justicia y del Derecho ofrece capacitaciones virtuales y manuales de usuario para facilitar el uso de la plataforma. Entre los principales recursos disponibles se encuentran:
- Guía oficial de usuario de SICOQ
- Videos tutoriales sobre el uso del sistema
- Líneas de atención y soporte técnico
Si tiene dudas o necesita asesoría para el manejo de SICOQ, puede contactarnos en C&E Green Consulting, somos expertos en Gestión de Sustancias Controladas.
Conclusión
El SICOQ es una herramienta clave para el control de sustancias químicas en Colombia. Su correcto uso garantiza el cumplimiento normativo y la transparencia en la gestión de sustancias controladas. Las empresas deben asegurarse de registrar todas sus operaciones en la plataforma para evitar sanciones y operar dentro del marco legal.
El correcto uso de SICOQ no solo evita sanciones, sino que también contribuye a la legalidad y trazabilidad en la cadena de suministro de productos químicos.
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En C&E Green, ofrecemos consultoría especializada para garantizar que su empresa cumpla con todas las normativas exigidas por el Ministerio de Justicia y del Derecho. Contáctenos para más información.
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