El 4 de abril de 2025, el Gobierno Nacional —a través del Ministerio de Minas y Energía, el Ministerio de Justicia y del Derecho y el Ministerio de Defensa— emitió una Circular Conjunta que redefine las obligaciones de los agentes de la cadena de combustibles líquidos derivados del petróleo en los 10 departamentos con mayor afectación por cultivos ilícitos.
La medida ha sido ampliamente cubierta por medios nacionales como Semana y La República, que alertan sobre investigaciones a estaciones de servicio y demás agentes de la Cadena y posibles cierres por incumplimiento. Para muchas empresas, esta circular representa no solo un requisito adicional, sino un riesgo operativo inmediato: si el CCITE no está vigente, no se puede operar.
Este artículo explica de forma clara qué exige la circular, qué riesgos enfrenta su empresa y cómo minimizar cualquier exposición con una gestión estratégica del cumplimiento.
¿Qué exige realmente la Circular de Abril de 2025?
La circular establece que todos los agentes de la cadena de distribución de combustibles ubicados en los departamentos priorizados deben contar con un CCITE vigente, sin excepción.
Esto aplica para:
- Refinadores
- Importadores
- Almacenadores
- Distribuidores mayoristas
- Distribuidores minoristas
- Transportadores
- Grandes consumidores
Los departamentos priorizados para 2025 son:
Antioquia, Bolívar, Caquetá, Cauca, Chocó, Córdoba, Guaviare, Nariño, Norte de Santander y Putumayo.
La circular exige que el CCITE vigente sea remitido en máximo 3 días hábiles a la Dirección de Hidrocarburos del Ministerio de Minas y Energía.
Y para quienes aún no cuentan con esta autorización, el plazo máximo para obtener el CCITE, una vez radicada la solicitud, es de 60 días hábiles.
¿Por qué se emite esta circular y cuál es su trasfondo?
La decisión del Gobierno no es aislada. Responde a tres factores clave:
1. Incremento del riesgo de desvío de combustibles en zonas de alta presencia de cultivos ilícitos.
Las estaciones y agentes de distribución en estos departamentos son consideradas puntos críticos por la Fuerza Pública y el Ministerio de Defensa.
2. Obligación del Estado de actualizar cada año las zonas con afectación, según la Resolución 0001 de 2015 del Consejo Nacional de Estupefacientes.
3. Acciones recientes de inspección y sanciones
Medios como Semana informaron que estaciones de servicio en 10 departamentos ya están bajo investigación por incumplimiento, alertando a toda la cadena sobre un endurecimiento de los controles gubernamentales.
En síntesis, la circular no es una advertencia preventiva: es un llamado directo a las empresas para corregir su estado documental y evitar consecuencias legales y operativas.
Evite sanciones y retrasos: verifique hoy su estado en SICOM y SICOQ
La nueva circular exige remitir el CCITE en máximo 3 días hábiles. No cumplir puede detener toda la operación en su estación, planta o flota.
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Los dolores reales de las empresas tras la circular
Tras la publicación de esta normativa, los agentes de la cadena reportan preocupaciones recurrentes:
- Riesgo de cierre por no remitir el CCITE dentro de los 3 días hábiles
Un error en la radicación o un vencimiento inadvertido del certificado puede detener la operación y generar pérdidas económicas inmediatas.
- Temor a sanciones administrativas y penales
El uso o manejo de combustibles sin CCITE vigente puede activar procesos sancionatorios liderados por el Ministerio de Minas, el Ministerio de Justicia y la Fuerza Pública.
- Complejidad del trámite y dudas sobre documentos exigidos
Muchas estaciones, distribuidores y transportadores desconocen:
- cómo iniciar el proceso,
- cómo responder a requerimientos,
- cómo asegurar que no haya inconsistencias en SICOQ o SICOM.
- Falta de acompañamiento técnico especializado
Un error mínimo en el formulario SICOQ, la descripción de actividades o la actualización ante el MME puede retrasar la expedición del CCITE por semanas.
- Incertidumbre sobre cómo prepararse para visitas o controles del Ministerio de Defensa o la Policía Nacional
La circular enfatiza que el control será permanente y realizado por Fuerzas Militares y Policía Judicial.
Ante este escenario, la solución no pasa únicamente por obtener un documento, sino por estructurar un cumplimiento sólido y continuo. Por ello, muchas empresas optan por una gestión de sustancias controladas en Colombia que les permita operar con trazabilidad, respaldo técnico y respuesta efectiva ante cualquier requerimiento de la autoridad.
Consecuencias de no cumplir: riesgos legales y operativos inmediatos
La circular es explícita: ningún agente puede operar con un CCITE vencido o sin CCITE expedido.
Si la empresa continúa operando sin cumplir, enfrenta:
- Suspensión inmediata de operaciones
- Investigaciones administrativas
- Procesos penales si se interpreta desvío de sustancias o combustibles
- Pérdida de vigencia del código SICOM
- Daño reputacional ante autoridades y clientes
- Bloqueo de contratos con aliados o mayoristas
Para muchas estaciones y transportadores, incluso un solo día sin operaciones representa pérdidas considerables.
¿Qué debe hacer su empresa ahora? (Ruta de cumplimiento según la circular)
Si su empresa ya tiene CCITE vigente:
Debe remitirlo al Ministerio de Minas y Energía en máximo 3 días hábiles.
Si su empresa NO tiene CCITE vigente:
- Radicar la solicitud ante el Ministerio de Justicia.
- Enviar al Ministerio de Minas y Energía (MME) copia del formulario SICOQ donde conste el número de radicado, dentro de los 3 días hábiles siguientes.
- Cumplir todos los requisitos del Decreto 0585 de 2018 para garantizar que se expida en máximo 60 días.
- Enviar el CCITE expedido al MME en máximo 3 días hábiles.
Estos pasos deben ejecutarse de forma coherente y alineada con los demás sistemas de control. Una gestión integral de sustancias químicas controladas permite evitar reprocesos, inconsistencias en SICOQ y retrasos que pueden comprometer la operación.
Si es un nuevo agente en la cadena: Debe radicar la solicitud del CCITE dentro de los 8 días siguientes de obtenido el código.
Cómo C&E Green Consulting acompaña el proceso y reduce riesgos
El enfoque consultivo de C&E Green se centra en evitar contingencias, acelerar la obtención del CCITE y garantizar la continuidad operativa.
Nuestro acompañamiento incluye:
- Diagnóstico inmediato del estado documental
Revisamos vigencias, historial de requerimientos, estados SICOQ y posibles alertas.
- Radicación correcta del CCITE sin errores ni devoluciones
Evitamos retrasos por inconsistencias, causas de rechazo o información insuficiente.
- Gestión de actualizaciones ante SICOQ
Aseguramos que su empresa cumpla en los plazos exigidos por la circular.
- Acompañamiento técnico-jurídico ante visitas o requerimientos del Ministerio de Defensa o la Policía Nacional
- Alertas de vencimiento y renovación
Evitamos que la empresa opere con un certificado vencido, una de las principales causas de sanción.
- Confidencialidad absoluta y manejo reservado de la información
Requisito esencial en sectores regulados y alineado con las necesidades de nuestros clientes corporativos.
Conclusión: la circular no admite interpretaciones—requiere acción inmediata
La Circular Conjunta del 4 de abril de 2025 establece obligaciones claras, plazos estrictos y un sistema de fiscalización reforzado.
La pregunta clave para cualquier agente de la cadena es:
¿Cuenta su empresa con un CCITE vigente, correctamente remitido, y con el soporte técnico necesario para responder a cualquier inspección?
Si la respuesta es “no” o “no estoy seguro”, su empresa se encuentra en zona de riesgo.
C&E Green Consulting está preparada para acompañarle desde el diagnóstico hasta la actualización final ante el Ministerio, minimizando cualquier exposición operativa o legal.
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